Ei, posso ser seu fornecedor?

Por Andréia Gonçalves

Segundo o requisito 7.4 da ISO 9001:2008 os fornecedores devem ser avaliados com base em sua capacidade de fornecer produtos de acordo com os requisitos da Organização.

Por que os fornecedores devem ser avaliados? Porque é uma exigência que a norma determinou lá no requisito 7.4. Certo? Errado! Ponha-se no lugar de seu cliente e logo esta resposta mudará. Não há como atender aos requisitos do nosso cliente se não existirem fornecedores capazes de atender as nossas necessidades. Caso contrário, problemas virão.

Imagine que você fez todas as análises necessárias, acordou cada detalhe com o seu cliente, a fim de atendê-lo plenamente, mas o fornecedor, de quem você adquiriu o produto ou o serviço furou seu cronograma. Fez a entrega fora do prazo e/ou sem a qualidade esperada. Pronto! Sua imagem já está comprometida. Não há o que fazer para mudar isso. Por mais que você mostre toda preocupação do mundo para com o seu cliente, o desapontamento por parte dele será inevitável. Todo o trabalho que você teve para conquistá-lo pode ter ido por água abaixo. Sem contar os prejuízos para corrigir as não conformidades, para pagar as horas extras e até o rombo no seu inventário, no caso de produto, devido aos dias em que este permaneceu armazenado, aguardando as correções.

Tudo bem, todos nós já reforçamos nossa compreensão sobre a necessidade de avaliação dos fornecedores. Ponto para a ISO 9001, por ter feito esta exigência. Em contrapartida, a norma, por ser totalmente neutra e genérica, não entra no mérito de como realizar esta avaliação. Sendo assim, muitas organizações desenvolvem algo superficial. No final das contas, podem até receber os “parabéns” do auditor, mas continuam sofrendo, pagando caro, destruindo sua imagem por causa dele... Dele mesmo, o fornecedor. Na verdade, é que muitas dessas Organizações acabam optando pelo modo mais fácil, mais econômico e menos burocrático de atender a este requisito. E quem disse que elas estão erradas? Pois é! Mas quando fazem essa opção, elas, em sua maioria, estão somente levando em consideração a necessidade de atender a um requisito normativo, sem pensar na importância dessa atividade. Ninguém se interessa por algo oneroso e/ou burocrático. As Organizações estão corretíssimas em buscar o caminho mais viável, mas será que o caminho escolhido está sendo realmente o melhor?

Raciocinemos da seguinte forma: Pensemos nas pessoas que escolhemos para fazerem parte do nosso ciclo de amizades, para frequentar a nossa casa, ou, se formos pais, pensemos na seleção de amigos que nossos filhos têm feito. Algum de nós poderia concluir se determinada pessoa é boa companhia para nossos filhos ou que outro alguém é digno de almoçar conosco e nossa família, no aconchego do nosso lar com uma simples conversa por telefone. Talvez nós ainda déssemos uma vasculhada nas redes sociais para conhecer um pouco mais sobre o perfil dessa pessoa. Mesmo assim, teríamos de convir que isso, por si só, não forneceria embasamento completo para chegarmos a qualquer conclusão. Seria preciso estabelecer um contato maior com a pessoa. Provocar uma aproximação, jogar conversa fora numa praça de alimentação. Visitar sua casa e observar, mesmo que no subconsciente, o comportamento desta pessoa com seus familiares. Não é diferente com o fornecedor.

Como ter certeza de que ele tem capacidade de fornecer o que é necessário? Como concluir se ele tem condições de se tornar um verdadeiro parceiro? Por meio da documentação que ele enviar? Por meio de um passeio pelo seu site? Por meio de um cadastro de fornecedor? Isso até ajudaria, mas seria necessário fazer mais. Uma visita ao fornecedor é fundamental! É importante conhecer suas instalações, observar como é o tratamento dado às pessoas. Veja bem! Estamos falando da famosa e muito útil auditoria de segunda parte ou, se preferir, auditoria de uma organização em outra organização. Não há nenhuma intenção aqui de dizer que todos os fornecedores devem ser auditados. Critérios devem ser estabelecidos, como, por exemplo, o de auditar aqueles que têm um papel fundamental no atendimento aos requisitos do cliente ou aqueles que são críticos para o processo e, até aqueles que, por ventura, não possuem um sistema de gestão da qualidade certificado.

É verdade que as empresas encontram muitos caminhos para realizar a avaliação de seus fornecedores, mas é fato também que raramente encontra-se, nos seus procedimentos, a auditoria como um método de avaliação. Elas parecem fugir dessa forma de avaliar porque, além de considerarem que este trabalho gera custos altos, também não têm pessoas qualificadas para fazerem tal avaliação e quando têm, não há a possibilidade de disponibilizá-las. A auditoria em fornecedores se tornaria, sim, um processo caro se fosse estabelecido que todos os fornecedores devessem ser auditados. Quanto ao problema de não ter pessoas capacitadas ou da impossibilidade de disponibilizá-las para realizar a auditoria, seria facilmente resolvido com a contratação de um auditor que, além de possuir grande experiência, pouparia o tempo de outra pessoa da empresa.

Gestores, coordenadores, gerentes, supervisores, enfim, todos os profissionais que estão à frente de sistemas de gestão da qualidade precisam passar a utilizar, de verdade, a ISO 9001 com ferramenta de melhoria da gestão empresarial. Comece a aumentar a lucratividade da Organização onde você atua por meio dela. Vamos fazer com que esse papo de criar uma sistemática somente para atender determinado requisito e passar na auditoria, caia por terra. Faça a ISO 9001 somar nos resultados da empresa, ela foi desenvolvida justamente com esse objetivo. Comece transformando seus fornecedores críticos em parceiros, e parceiros de verdade merecem um tratamento especial. Uma visita de tempos em tempos é uma excelente forma de saber se as coisas vão bem. E, se não vão, esta visita poderia prevenir muitas dores de cabeça.

Andreia Gonçalves é atuante na área de gestão da qualidade desde o ano 2000. Possui formação superior em normalização e qualidade industrial pelo CEFET-MG. Desde então, vem desenvolvendo trabalhos de orientação de empresas para obtenção de certificações de Sistemas de Gestão. Andreia tem realizado tais trabalhos nos mais diversos ramos, o que contribui para um conhecimento profundo quanto a interpretação dos requisitos normativos.

e-mail: andreia@tecernegocios.com.br